Складання облікової документації на об’єкт культурної спадщини передбачає виконання роботи з його комплексного дослідження, фіксації, визначення антропологічної, археологічної, естетичної, етнографічної, історичної, мистецької, наукової чи художньої цінності, встановлення предмету охорони.
Облікова документація на кожен об’єкт культурної спадщини складається у чотирьох примірниках та включає:
- паспорт об’єкта культурної спадщини;
- облікову картку об’єкта культурної спадщини;
- акт технічного стану об’єкта культурної спадщини.
Виготовлена та підписана в установленому порядку облікова документація є підставою для порушення клопотання про занесення/не занесення об’єкта культурної спадщини до Державного реєстру нерухомих пам’яток України.